Jak przechowywać dokumenty?

W firmach przechowuje się mnóstwo dokumentów. Mimo, że księgowość prowadzi się na komputerze i tam jest większość dokumentów finansowych (jeżeli nie wszystkie) to i tak prawo wymaga, aby przechowywać je w formie papierowej. Zresztą faktury i bilanse to nie jedyne dokumenty które muszą być przechowywane, są akta osobowe, umowy, regulaminy itp. Dla prawidłowego funkcjonowania firmy, należy dbać o te dokumenty – przechowywać w sposób który nie spowoduje ich uszkodzenia, a także tak, aby w razie potrzeby szybko znaleźć potrzebne informacje. Producent Opakowań Tekturowych Viki Family ma ofertę, która pomoże utrzymywać porządek w papierach – pudełka archiwizacyjne.

O ile wszyscy wiedzą, że o dokumenty firmowe należy dbać i przeważnie utrzymywane są w porządku, o tyle w domach już niekoniecznie tak jest. A wiele osób nawet nie zdaje sobie sprawy, jak wiele istotnych dokumentów przetrzymujemy w domu. Każdy z nas posiada co najmniej kilkadziesiąt, jeżeli nie kilkaset dokumentów które mogą okazać się przydatne. Przechowywanie niektórych dokumentów podobnie jak w firmach, jest konieczne. Co ważne, niektóre z tych dokumentów musimy przechowywać bardzo długo, warto więc je dobrze zabezpieczyć.

O co powinniśmy szczególnie zadbać? Przede wszystkim akty notarialne dotyczące domu, mieszkania czy działki, dokumenty związane z zawarciem związku małżeńskiego, akty urodzenia nasze i naszych dzieci. Bardzo ważne są także dyplomy poświadczające nasze wykształcenie, ukończone kursy czy osiągnięcia.

Obowiązkowo musimy przechowywać dokumenty związane z rozliczeniem podatku PIT i to przynajmniej 5 lat od zakończenia danego roku podatkowego. Musimy także dbać o wszelkie umowy, co najmniej przez okres przez jaki obowiązują, a umowy związane z naszą pracą najlepiej zachować na stałe, nawet nieaktualne. Mogą przydać się np. do ustalenia wysokości emerytury, jeżeli przepisy ulegną zmianie, a to niestety w Polsce ma miejsce dość często. Przechowujmy także umowy dotyczące telefonu komórkowego czy telewizji. Umowę podpisujemy przykładowo na dwa lata, jeżeli jednak po tym okresie nie wypowiemy jej lub nie podpiszemy nowej z tym samym operatorem, to bieżąca najczęściej przechodzi w umowę bezterminową i obowiązuje nadal.

Powinniśmy także zadbać o wszelkiego rodzaju rachunki, paragony i karty gwarancyjne, które mogą okazać się przydatne w razie reklamacji towaru lub usterki. Karty gwarancyjne najczęściej przechowujemy tak długo jak wynosi sam okres gwarancyjny. W większości przypadków są to dwa lata, niekiedy jednak okres gwarancyjny jest dłuższy, niektórzy producenci udzielają gwarancji nawet na ponad 10 lat. Przez pewien czas przechowujmy także faktury i dowody opłat za media – gaz, prąd czy wodę, zwłaszcza jeśli opłacamy je na poczcie, czy w innym „okienku”, a nie przez nasze konto bankowe, gdzie łatwo uzyskać potwierdzenie dokonania wpłaty. Zachować należy też dokumentację medyczną i to nie tylko w przypadku przewlekłych chorób. Może się okazać, że będzie potrzebna, gdy w przyszłości będziemy korzystać z pomocy lekarskiej.

A jak bezpiecznie przechowywać te wszystkie dokumenty? Nasze pudełka archiwizacyjne sprawdzają się doskonale, podobnie jak w przypadku firm. Kartonowe pudełka są wygodne w przenoszeniu, pojemne i jednocześnie znakomicie chronią naszą dokumentację. Do tego pozwalają zachować porządek, tak aby łatwo odnaleźć potrzebny dokument. W razie potrzeby, w pudełkach zmieścisz segregatory,  jeżeli dodatkowo potrzebujesz dzielić dokumenty na sekcje. Wypróbuj je koniecznie.

Bookmark the permalink.